Stjórnendur fyrirtækja sem vinna með gæðastaðla og stjórnunarkerfi, eins og til dæmis ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 eða ISO 19011, fjárfesta oft í fræðslu fyrir starfsfólk.
Stundum er spurningin hvaða námskeið á að velja og stundum ekki.
Mikilvægari spurning getur stundum verið: Hvaða þekkingu og hæfni þurfum við í raun til að bæta okkar eigin starfsemi?
Hér getur sérsniðið námskeið sem haldið er innan fyrirtækisins verið góður kostur.
Með sérsniðnum námskeiðum er hægt að leggja áherslu á raunverulegar þarfir fyrirtækisins. Hvað er það sem starfsfólkið þarf helst að fá þjálfun í? Hvar eru helstu áskoranirnar? Eru innri úttektir ekki að skila þeim árangri sem vonast var eftir? Eru sömu frávikin að koma upp aftur og aftur? Er óljóst hvernig á að finna undirliggjandi orsakir vandamála? Er erfitt að tengja kröfur staðalsins við daglegan rekstur?
Þá getur borgað sig að láta hanna fræðsluna í kringum raunverulegar þarfir.
Einn helsti kosturinn við slíka nálgun er að starfsfólkið lærir ekki aðeins hvað staðallinn segir, heldur einnig hvernig hægt er að nota hann í eigin starfsemi.
Hagnýt fræðsla
Hægt er að taka fyrir raunverulegt ferli fyrirtækisins og nota það sem grunn að æfingu. Þátttakendur geta þá til dæmis æft sig í að undirbúa úttekt, taka viðtöl, afla sönnunargagna, meta samræmi, skrá frávik og koma með tillögur að úrbótum.
Þannig verður fræðslan hagnýtari og tengingin við daglegt störf skýrari.
Þegar hópur starfsmanna úr sama fyrirtæki sækir námskeið saman skapast sameiginlegur skilningur sem er mikill kostur. Starfsfólk getur rætt hvað hugtök eins og frávik, áhættu, orsök, úrbót og stöðugar umbætur þýða í þeirra eigin starfsemi. Það getur stuðlað að samrýmdari vinnubrögðum milli deilda og þannig minnkað hættuna á því að hver deild túlki hugtökin með sínum hætti.
Sérsniðin fræðsla þarf þó ekki eingöngu að snúast um það sem fyrirtækið telur sig þurfa. Stundum er áhugaverðara að fá mat utanaðkomandi sérfræðings:
„Hvað sjáið þið að við þurfum að kunna betur?“
Þarfagreining borgar sig
Starfsfólk veit oft að ákveðið vandamál er til staðar án þess að vita nákvæmlega hvaða þekkingu eða hæfni þarf til að leysa það. Þarfagreining, yfirferð á ferlum, fyrri úttektarskýrslum, frávikum eða öðrum upplýsingum getur þá hjálpað til við að finna hvar stærstu tækifærin til umbóta liggja.
Þetta getur breytt nálguninni úr því að velja einfaldlega námskeið yfir í að greina fyrst þörfina og hanna síðan fræðsluna.
Þá fara þátttakendur ekki aðeins heim með meiri þekkingu heldur mögulega einnig með betri skilning á eigin ferlum og skýrari hugmyndir um næstu skref.
Það er einnig ákveðinn hagræðingarkostur fólginn í því að halda fræðslu innan fyrirtækisins. Hægt er að þjálfa fleiri starfsmenn í einu, velja þátttakendur úr mismunandi deildum og tengja fræðsluna beint við starfsemi fyrirtækisins. Starfsfólk þarf ekki að verja tíma í ferðalög og auðveldara getur verið að skipuleggja fræðsluna þannig að hún falli að rekstrinum.
Þess vegna getur verið gagnlegt að spyrja eftirfarandi spurninga áður en námskeið er ákveðið:
Hvaða vandamál viljum við leysa?
Hvaða ferli viljum við bæta?
Hvaða þekkingu vantar hjá starfsfólkinu?
Hvað viljum við að þátttakendur geti gert betur eftir námskeiðið?
Hvernig ætlum við að sjá hvort fræðslan hafi skilað árangri?
Þegar þessar spurningar liggja fyrir verður auðveldara að ákveða hvort hefðbundið námskeið henti best eða hvort sérsniðin fræðsla sem haldin er hjá fyrirtækjunum sjálfum sé skynsamlegri.
Gæðastaðlar eru ekki aðeins safn krafna sem þarf að uppfylla fyrir vottunarúttekt. Þegar þeir eru notaðir rétt geta þeir orðið hluti af því hvernig fyrirtæki stjórna ferlum, greina vandamál, taka ákvarðanir og vinna að stöðugum umbótum.